Location: Ottawa, ON, CA
Job Requisition Id: 164973
Business Function: Privacy and Compliance
Primary City: Ottawa
Province: Ontario
Employment Type: Full-Time
Employment Status: Permanent
Language Requirement: Bilingual Imperative (BBBB)
Employee Class and Level: CPMGA02
Number of Vacancies 1
Job Closing Date (MM/DD/YYYY): 04/09/2023
Job Description
Reporting to the Director, the Manager provides leadership to a team of access to information officers to effectively manage the operations of the Access to Information Directorate at Canada Post. The Manager is responsible for the operational management of access to information and privacy requests under the Access to Information Act (the “Act”) from the intake stage to complaints and investigations. The Manager provides support to the Director in the strategic planning and the policy and program development of the ATI Directorate. The Manager provides expertise and advice on ATI to all levels of management, staff, stakeholders and requesters. The Manager is responsible for providing strategic input and support in the development of policy, programs and guidance to the corporation. The Manager provides education, training and consultative guidance to staff and implements corporate education and training on ATI to the Corporation.
Job Responsibilities
Below are the main job requirements and responsibilities for the Manager, Access to Information and Privacy.
- Effectively manages the ATI team to ensure that the Corporation’s obligations are met with respect to the Access to Information Act and that the requirements are responded to and managed within time limits.
- Implements and monitors the internal policies, procedures and practices for administering compliance to the Act, including processing and tracking requests and complaints and ensures compliance with legislative timelines. Conducts regular reviews of processes, procedures and systems for continuous improvement.
- Analyzes ATI and Privacy requests/ records to determine the statutory right of access to corporate information under ATI and Privacy legislation and applies exemptions appropriately.
- Provides expertise, functional direction, interpretation and guidance on ATI/Privacy access requests and policy positions to all levels of management, Offices of Primary Interest (OPIs), Liaison Officers and staff.
- Researches, analyzes and evaluates major complaints and challenges filed with the Office of the Information Commissioner of Canada. Negotiates recommendations and strategies for the resolution of complaints under investigation.
- Proactively monitors the external environment, jurisprudence and regulators’ guidance on ATI and broader related areas to identify issues and potential risks. Recommends and implements changes to policies, practices and processes to maintain continuous improvements and best practices.
Job Responsibilities (continued)
- Provides input and support in the development and implementation of Canada Post’s ATI training and education program aimed at increasing the knowledge and awareness of all employees in regard to their respective roles and responsibilities in exercising their responsibilities under the ATI and Privacy Acts.
- Develops and coaches a team of ATI professionals with the appropriate skills and competencies to meet departmental objectives, and creates a favourable organizational climate such that staff are motivated and committed to deliver to the best of their abilities.
- Manages and analyzes workforce capacity, develops plans to address high volume workload and effectively manages resources.
- Collaboratively leads project teams, advisory and working groups as required.
- Liaises with broader ATI/Privacy community and attends ATIP Community meetings, Inter-Crown meetings and other networking opportunities.
- Demonstrates, maintains and promotes a high level of professional and ethical standards.
Qualifications
Education
- Completed post-secondary, preferably in a related field in areas such as public policy, information management, or law.
- Certification in Access to Information e.g. CIAPP, or University of Alberta IAPP Certification Program is an asset.
Experience
- Minimum of 3-5 years of relevant functional experience.
- Two or more years’ experience managing people.
Other Candidate Requirements
- Fully bilingual (French and English)
- Knowledge of the Access to Information Act, the Privacy Act, relevant jurisprudence and regulators’ guidance
- Excellent team building and leadership skills and experience
- Sound organizational, analytical, judgment and decision-making skills with proven abilities in problem solving
- Strong interpersonal skills with an ability to build and maintain relationships
- Strong oral and written communication skills
Other Information
Safety Sensitive Positions
This position may be considered a Safety Sensitive position.Employment Equity
Canada Post will represent Canada’s diversity and provide a safe and welcoming workplace that embraces and celebrates our differences.
We are committed to employment equity and encourage applications from women, Indigenous Peoples, persons with disabilities and visible minorities.
Conflict of Interest
The Conflict of Interest Policy prohibits employees from hiring, supervising or reporting to, directly or indirectly via the reporting hierarchy, their immediate family or close personal relations. Should you feel that you may be in an actual or potential Conflict of Interest in regard to this job opportunity, you must communicate with the designated Human Resources representative.
Accommodation
Canada Post is committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process. If you are contacted by Canada Post regarding a job opportunity, please advise if you have any restrictions that need to be accommodated. All information received in relation to accommodation will be kept confidential.
Important Message
Your application must clearly demonstrate how you meet the requirements as Canada Post cannot make assumptions about your education and experience. We thank all those who apply. Only those selected for further consideration will be contacted.
Our Leadership Behaviours
Decision Making – A champion of the organization who takes calculated risks and makes prudent, common sense decisions about current issues, future opportunities and resource requirements in a timely, well thought out manner that aligns with the corporation’s best interests.
Accountability – An individual who strives for performance excellence and who holds him/herself and direct reports accountable for decisions and actions and for learning from mistakes when intended results are not achieved.
Business Orientation – A proactive individual who understands the competitive nature of the business, and is committed to sustaining the business through excellent customer service and new business opportunities.
Execution – A focused and self-motivated individual who acts with a sense of urgency and delivers on time and within budget, by dealing effectively with challenges and ambiguous situations.
Leading People – A compelling communicator and leader who engages, motivates and inspires others to achieve results and who encourages personal growth and finding better ways of doing things.
Our Values
We value diversity as an essential part of who we are as a company, how we operate and how we see our future. We believe that attracting, developing, and retaining people who reflect the diversity of Canada is essential to our success because this matters to all communities and customers we serve.
Canada Post’s corporate values reflect the principles, beliefs and aspirations that guide our behaviour and shape our culture.
Safety – We are committed to a safe and healthy environment for all our stakeholders.
Customer – We serve Canadians with pride and passion.
Respect – We treat each other with fairness and respect.
Integrity – We act responsibly and with integrity.
Transformation – We will innovate and transform to win in the marketplace.
Please apply online at https://jobs.canadapost.ca/job/Ottawa-Manager%2C-Access-to-Information-and-Privacy-ON/567454717/
Gestionnaire, Accès à l’information et protection de la vie privée
Lieu de travail: Ottawa, ON, CA
Numéro de la demande d’emploi : 164973
Fonction administrative : Protection de la vie privée et Conformité
Ville principale : Ottawa
Province : Ontario
Type d’emploi : Temps plein
Statut d’emploi : Permanent
Exigences linguistiques : Bilinguisme impératif (BBBB)
Classification et niveau d’employé : CPMGA02
Nombre de postes vacants : 1
Date de clôture (AAAA/MM/JJ) : 2023/03/03
Description de l’emploi
Sous la supervision du directeur, le gestionnaire dirige une équipe d’agents d’accès à l’information responsable de gérer efficacement les activités de la direction de l’Accès à l’information de Postes Canada. Le gestionnaire doit assurer la gestion opérationnelle des demandes relatives à l’accès à l’information et à la protection de la vie privée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (la « Loi »), de leur réception au traitement des plaintes et des enquêtes. Le gestionnaire appuie le directeur dans la planification stratégique et l’élaboration de politiques et de programmes pour la direction de l’Accès à l’information. Il offre également son expertise et ses conseils en matière d’accès à l’information à tous les niveaux de direction, au personnel, aux parties intéressées et aux demandeurs. Le gestionnaire est responsable d’apporter une contribution stratégique et d’appuyer la préparation de politiques, de programmes et de lignes directrices pour la Société. Il offre des renseignements, de la formation et des conseils au personnel et contribue à la mise en place de programmes de formation sur l’accès à l’information au sein de l’entreprise.
Responsabilités professionnelles
Voici les principales exigences et responsabilités liées au poste de gestionnaire, Accès à l’information et protection de la vie privée :
- Superviser efficacement l’équipe d’Accès à l’information pour garantir que les obligations de la Société sont remplies conformément à la Loi sur l’accès à l’information et que les demandes soient traitées et gérées dans les délais prescrits.
- Mettre en œuvre et surveiller les politiques, les procédures et les pratiques internes en matière de gestion de la conformité à la Loi, notamment en traitant et en assurant le suivi des demandes et des plaintes et en veillant au respect des échéances législatives. Effectuer régulièrement des examens des procédés, des procédures et des systèmes dans une optique d’amélioration continue.
- Analyser les demandes et les dossiers d’accès à l’information et de protection de la vie privée afin de déterminer le droit d’accès à des renseignements personnels et de la Société en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et appliquer les exemptions lorsque nécessaire.
- Fournir une expertise, une orientation fonctionnelle, une interprétation et des directives en lien avec les demandes d’accès à l’information et de protection de la vie privée et les positions de principe à tous les niveaux de direction, aux bureaux de première responsabilité (BPR), aux agents de liaison et au personnel.
- Effectuer des recherches sur les plaintes et les cas majeurs soumis au Commissariat à l’information du Canada, et analyser et évaluer ces plaintes et cas majeurs. Négocier les recommandations et les stratégies pour la résolution des plaintes faisant l’objet d’une enquête.
- Surveiller de manière proactive l’environnement externe, la jurisprudence et les directives des autorités de réglementation en matière d’accès à l’information et dans les domaines connexes afin de relever les problèmes et les risques potentiels. Recommander et apporter des modifications aux politiques, aux pratiques et aux processus afin de favoriser l’amélioration continue et d’intégrer les meilleures pratiques.
Responsabilités professionnelles (suite)
- Offrir des conseils et contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre du programme de formation sur l’accès à l’information de Postes Canada qui vise à accroître les connaissances de tous les employés en ce qui concerne leurs rôles et leurs responsabilités dans l’exercice de leurs fonctions en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
- Constituer et encadrer une équipe de professionnels de l’accès à l’information qui possèdent les compétences appropriées pour atteindre les objectifs du service, et créer au sein de l’organisation un climat qui favorise la motivation et l’engagement du personnel afin qu’il s’acquitte de ses responsabilités de son mieux.
- Gérer et analyser les capacités de la main-d’œuvre, préparer des plans permettant de gérer efficacement les charges de travail accrues et les ressources.
- Diriger en collaboration des équipes de projet, des groupes consultatifs et de travail au besoin.
- Assurer la liaison avec les acteurs du secteur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée et participer aux réunions du secteur, aux réunions entre sociétés d’État et à d’autres occasions de réseautage.
- Démontrer, maintenir et promouvoir des normes professionnelles et éthiques élevées.
Critères d’admissibilité
Formation
- Diplôme d’études postsecondaires, de préférence dans un domaine connexe comme les politiques publiques, la gestion de l’information ou le droit.
- Certification en accès à l’information, p. ex. certification ICPAVP ou programme de certification IAPP (Accès à l’information et protection de la vie privée) de l’Université de l’Albertal, un atout.
Expérience
- Au moins trois à cinq années d’expérience fonctionnelle pertinente.
- Au moins deux années d’expérience en gestion du personnel.
Autres exigences
- Bilingue (français et anglais).
- Connaissance de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la jurisprudence pertinente et des directives des autorités de réglementation.
- Excellentes aptitudes en promotion du travail d’équipe et en leadership, et expérience connexe.
- Bon jugement et sens de l’organisation et de l’analyse, compétences en prise de décision et aptitudes reconnues en résolution de problèmes.
- Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et capacité à nouer et à entretenir des relations.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite.
Autres informations
Poste critique pour la sécurité
Ce poste peut être considéré comme un poste critique pour la sécurité.
Équité en matière d’emploi
Postes Canada représentera la diversité du pays en plus d’offrir un milieu de travail sécuritaire et accueillant qui valorise et célèbre nos différences.
Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi et invitons les femmes, les Autochtones, les personnes vivant avec un handicap et les membres des minorités visibles à soumettre leur candidature.
Conflits d’intérêts
La Politique sur les conflits d’intérêts interdit aux employés d’embaucher, de superviser ou d’avoir pour supérieur, directement ou indirectement selon l’échelle hiérarchique, des membres de leur famille immédiate ou toute personne de leur entourage proche. Si vous pensez que vous pourriez être en situation de conflit d’intérêts réel ou potentiel, vous devez communiquer avec le représentant désigné des Ressources humaines.
Mesures d’adaptation
Postes Canada s’engage à offrir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le procédé d’embauche. Si Postes Canada communique avec vous à propos d’une possibilité d’emploi, veuillez nous informer si, en raison des restrictions, vous avez besoin de mesures d’adaptation. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation demeureront confidentiels.
Message important
Votre candidature doit démontrer clairement la façon dont vous satisfaites aux exigences, puisque Postes Canada ne peut pas faire de suppositions quant à votre niveau d’études et à votre expérience. Nous remercions toutes les personnes ayant posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature a été retenue.
Nos comportements propres au leadership :
Prise de décisions – Champion de l’organisation qui prend des risques calculés et des décisions prudentes et logiques au sujet de questions actuelles, des occasions futures et des exigences en matière de ressources en temps opportun et de façon réfléchie, qui cadrent avec les intérêts supérieurs de la Société.
Responsabilisation – Personne qui vise l’excellence en matière de rendement, qui assume les décisions et les mesures prises et tient les subalternes directs responsables, mais qui tire aussi des leçons de ses erreurs lorsque les résultats prévus ne sont pas atteints.
Orientation commerciale – Personne proactive qui comprend la nature concurrentielle des activités de l’entreprise et qui s’engage à assurer la viabilité de l’entreprise grâce à un excellent service à la clientèle et à de nouvelles occasions d’affaires.
Exécution – Personne motivée et ayant des objectifs qui agit avec un sentiment d’urgence et atteint ses objectifs à temps et selon le budget, en gérant efficacement les défis et les situations ambiguës.
Leadership – Excellent communicateur et chef qui incite l’engagement des autres, les motive et les inspire dans le but d’atteindre les résultats et qui encourage l’épanouissement personnel et la recherche de meilleures façons de faire les choses.
Nos valeurs
Nous sommes conscients que la diversité fait partie intégrante de ce que nous sommes en tant qu’entreprise, de la façon dont nous exerçons nos activités et de notre vision de l’avenir. Nous sommes convaincus qu’attirer, perfectionner et maintenir en poste une main-d’œuvre qui reflète la diversité du Canada est essentiel à notre succès parce qu’il s’agit d’une priorité pour toutes les collectivités et les clients que nous desservons.
Les valeurs de Postes Canada reflètent les principes, les croyances et les aspirations qui guident notre comportement et façonnent notre culture.
Sécurité – Nous nous engageons à assurer un environnement sain et sécuritaire pour toutes les parties intéressées.
Clients – Nous servons les Canadiens avec fierté et passion.
Respect – Nous nous traitons mutuellement avec équité et respect.
Intégrité – Nous agissons de manière responsable et avec intégrité.
Transformation – Nous innovons et nous nous transformons pour connaître du succès sur le marché.
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